Meine Firma (My Company)

[En español más abajo]

I belong to a group of entrepreneurs who meet once per month to have dinner and discuss a variety of topics related to owning and running a business. In December 2006, I suggested we define a topic of conversation to give the dinner better focus. I suggested that at the next dinner we all talk about time management (something I struggle with on a daily basis).

Having made the suggestion, I was then asked to prepare a brief introduction to the topic to get the conversation rolling. What follows are my notes from before and after the dinner. This is one of the very rare posts I’ll be doing in both Spanish and English so enjoy!

As a reference, we emailed several articles that piqued our interest in Time Management:

Here are my notes in English

When I was asked to give a brief presentation on Time Management, I chuckled silently. I had suggested the topic precisely because it was an area where I felt I needed improvement.

My primary concern is that I find it difficult to bill more than 20 hours per week. I need to minimize the myriad distractions so that I can spend more time billing (although there is a valid argument that I shouldn’t be billing anything but rather coordinating the time of those who work for me).

As a developer, I need long periods of uninterrupted time in order to be able to produce code.

As the boss, I need shorter periods of time to do paperwork, review reports, and coordinate the time of others.

As a husband, I need a variety of time periods….

As a human being, I need time to laugh and have fun!

Prior attempts at self-organization

• Handspring Treo with alarms
• dotProject (project management system)
• Outlook and their ilk (Calendar, To Do, etc.)
• A notebook or notepad with lists of things to do (works amazingly well)
• Using my cell phone as all of the above
• Delegating tasks

Nevertheless, I still find it difficult to estimate the time needed to complete projects, I arrive late to some meetings, and I end up working more hours than I probably should (like right now!).

Types of time that would benefit from Time Management

• Anual business cycles
  • Why wait till the last minute to organize knowing ahead of time that government subsidies are usually announced between March and June?
  • Likewise for tax filings and other financial obligations.
  • And likewise again for “puentes” (three-day weekends) and other holidays. It seems like we always wait until the last minute to plan for these things.
• The workday
  • A million things jump to mind when I’m working and I have to fight to keep from allowing them to distract me from the task at hand
• The workday of those around you
  • Our employees, vendors, and clients… We can try to mold their time to our schedule.

Ways of optimizing your time

• I get lots of work and documentation via email and need to leave my email client open while working. By default, my client is set to check mail every 15 minutes. I changed it to every 5 minutes, but then realized that what I needed was to change it to once per hour.
• Set my chat client status to “busy” (“very busy” if such an option exists)
• Turn my phones completely off and allow calls to go straight to voice mail, that’s what it’s there for!
• Close my office door
• Create a comfortable work environment (in my case: good music, a cup of tea and some cookies)
• Have a comfortable desk and chair to work at, and a desk big enough to spread out all of the diagrams and tables I use to document my work
• Prioritize my objectives and achieve them
• Start doing something every day and get something, anything done
• Share work with others to keep from getting bored and tired
• Plan small distractions to keep my mind fresh
  • Exercise
  • Go for a brisk walk
  • Watch a little television
  • DON’T work nor use the computer
• Plan time for being spontaneous (or rather, plan extra time for tasks so that if time is left over and you feel like being spontaneous, you can be)
• Transform any possible distraction into an action item and then either do it and move on, or don’t, but either way, scratch it off the list

General ways of optimizing time

• Schedule meetings one opening out from your next available opportunity (thus leaving some free time for being spontaneous or for catching up on something you did not plan for)
• Judge, without fear, and eliminate that which is of little or no interest: be pragmatic
• For longer projects, hold periodic status meetings in which each person simply gives a “percentage” progress update on the tasks they’ve been assigned. As soon as someone starts trouble-shooting or looking for solutions, ask that person to schedule another meeting for that task.
• Comunicate what’s on your plate to your “collaborators” at the start of every week. Collaborators include anyone you have any interaction with since in one way or another they represent opportunities to optimize your time.
• Do things right (from the start) or don’t do them at all

Pertenezco a un grupo de emprendedores que se reúnen una vez al mes para cenar y debatir cosas relacionadas con ser empresario. En diciembre de 2006 sugerí que en cada cena se definiera en tema de conversación para sacarle más provecho de la cena (para aquellas veces cuando no había ninguna presentación especial). Sugerí que en la siguiente cena que habláramos de la gestión del tiempo (algo que no domino).

Habiéndolo sugerido me pidieron que preparara una breve introducción al tema para darle un empujón a la conversación. A continuación presento mis apuntes de antes y después de la cena. Esta es de las pocas veces que publicaré cosas en inglés y en español así que disfruta de ello.

Una semana antes de cenar, compartimos por correo electrónico unos artículos para picar el interés la gestión del tiempo.

Aquí tienen mis apuntes en Español

Cuando me pidieron hablar sobre cómo organizar el tiempo, me reí por dentro… Había sugerido yo el tema precisamente porque lucho a diaro por dominar mi tiempo y es algo que por norma general, más fallo y que se podrá mejorar. Yo necesito ayuda y por eso lo sugerí como tema de conversación.

Mi preocupación principal es que no logro facturar más de 20 horas por semana (trabajar horas que se pueden cobrar a los clientes), como mucho, y necesito minimizar las distracciones al máximo para poder facturar más (aunque se podría argumentar que ni debería estar “facturando” yo sino que dirigiendo a otros).

Como programador me hacen falta largos ratos de máxima concentración para poder producir código y documentación.

Como gerente me hacen falta ratos cortos para organizar los papeles, revisar informes, y coordinar el tiempo de nuestro equipo interno y de los proveedores.

Como marido me hacen falta todo tipo de rato…

Como ser humano me hacen falta momentos de diversión, ocio.

Intentos de organizarme

• PocketPC con alarmas
• dotProject
• Outlook (Calendar, To Do)
• Libreta de apuntes con lista de quehaceres
• Mi móvil
• Delegación de tareas

Sin embargo sigo estimando mal la duración de proyectos, llego tarde a ciertas citas, y termino trabajando muchas más horas de lo que normalmente correspondería (creo).

Tipos de tiempo que disfrutarían de gestión

• Ciclos anuales
  • ¿Para que esperar para organizarse si se sabe de antemano que las subvenciones se anuncian entre marzo y junio?
  • Lo mismo para la declaración de la renta y otras obligaciones financieras
  • Lo mismo para los puentes y las vacaciones. Me parece que siempre terminamos esperando a última hora para hacer reservas y tal…
• Horas laborales
  • Se me ocurren miles de cosas a la vez cuando estoy trabajando y lucho por no dejarme distraer
• Horas laborales de los demás
  • Nuestros empleadoes, proveedores, y clientes… Siempre podemos intentar que sus horarios se acoplen a nuestras necesidades.

Formas y técnicas de optimizar el tiempo

• Configurar mi cliente de correo electrónico para que revise si hay mensajes nuevos una vez por hora (en lugar de cada 5 minutos)
• Poner mi estado en mi cliente de chat en Ocupado
• Permitir que las llamadas se desvíen al contestador automático (o me dedico a una tarea o me dejo distraer…)
• Cerrar la puerta de mi oficina
• Preparar mi entorno (en mi caso: poner música, preparar una taza de té y con unas galletas)
• Tener un lugar cómodo para trabajar (una silla cómoda y una mesa lo suficientemente grande para extender papeles, diagramas, etc.)
• Ordenar mis prioridades y cumplirlas
• Todos los días arrancar y hacer algo
• Compartir labores con otros para no cansarse
• Distraerse un poco para despejar la mente
  • Ejercicio
  • Dar un paseo
  • Ver la tele
  • NO trabajar ni usar el ordenador
• Planificar tiempo libre y para ser espontáneo
• Convertir cada posible distracción en una acción y luego, o se hace o no, pero de cualquier manera, se tacha de la lista

Formas y técnicas más genéricas

• Citar reuniones un poco más allá de la próxima oportunidad disponible en la agenda (dejar siempre un hueco libre)
• Juzgar sin miedo y acaba con aquello que no te interesa o que te interesa poco (ser pragmático)
• En proyectos a largo plazo, celebra reuniones en las cuales se comunica el estado del progreso y si alguien quiere entrar en detalle o buscar una solución para x problema, que organicen otra reunión para hacerlo.
• Comunica tus tareas a tus colaboradores cada semana. Defino colaboradores como socios, empleados, proveedores y clientes ya que de algún que otro modo toda transacción es una venta.
• Hacer las cosas bien desde principio o no hacerlas